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Adlib Archive
-l’application archive
intégrée-
Adlib Archive est conçu pour la gestion de collections
d’archives. Comme les autres applications et modules, Adlib
Archive est complet, intégré et flexible.
Gestion du catalogue
Pour sa gestion du catalogue des archives, Adlib se base sur la norme
de description internationale ISAD(G). Cela vous permet de
décrire vos documents d’archives à
plusieurs
niveaux, du fonds jusqu’à la pièce et
de
réaliser des liens entre ces descriptions.
Toutes les informations de description sont reprises sur des onglets
groupant les données sur le même schéma
que celui
proposé par l’ISAD(G).
Grâce à cette structure vous pouvez
décrire
très facilement de nombreux aspects de vos archives et
suivre
l’évolution de vos documents, depuis leur
inscription
jusqu’à leur destruction. Entre autres
informations vous
pouvez décrire :
- le contenu du document
- son identification
- sa provenance et son historique
- les conditions
d’accès et de reproduction
- le contexte
- le matériel
associé
En outre les fonctionnalités de gestion suivantes sont
disponibles :
- gestion des prêts et
transports d’archives
- gestion des expositions
- gestion des localisations et mouvements
d’archives
- gestion des pertes et
dégâts
Souplesse, paramétrisation
Adlib Archive est fournit par défaut, dans une version
directement utilisable. Cependant, tout ce qui constitue
l’interface et les bases de données peut
être
modifié, grâce à l’utilitaire
Adlib Designer
qui permet tous les paramétrages possibles. Voici les
différentes versions disponibles :
• Adlib Archive est
l’application
intégrée directement exploitable pour
gérer vos
archives. Il offre toutes les fonctionnalités
décrites
précédemment et permet en plus une description
simple de
livres.
• Adlib Archive Plus est la
combinaison
intégrée avec Adlib Bibliothèque ou
Adlib
Musée. L'information est partagée entre les
composants de
l'application et des liens sont créés entre les
données archivistiques et les objets ou descriptions de
livres,
dans un seul système.
• Adlib XPlus est l'application
intégrale
avec Adlib Archive et Adlib Musée. Les organismes qui
possèdent du matériel de bibliothèque,
d'archive
et de musée peuvent gérer toutes ces
informations
dans un seul système complet.
Convivialité de l’interface
Adlib propose des écrans clairement structurés,
des
interfaces intuitives, de l'aide contextuelle et une utilisation
complète de fichiers d'autorité qui garantissent
un
travail efficace et facile avec Adlib.
Les utilisateurs peuvent personnaliser Adlib en paramétrant
les
polices et couleurs de caractères, la barre
d'icônes, le
lecteur multimédia, etc. Adlib Archive est multilingue, vous
pouvez donc choisir votre langue habituelle.
Gestion du Thesaurus
Le thésaurus Adlib se base sur la norme ISO 2788, offrant
toutes
les fonctionnalités de renvois, structures
hiérarchiques
et liens d’association entre les termes. Un
thésaurus
Adlib est activement disponible durant l'encodage et la modification
des données, et durant la recherche.
Inscriptions
Les données d’inscription peuvent facilement
être
enregistrées à la réception de
nouveaux documents.
En plus des données de description basique, des
données
concernant la source, les conditions de dépôt,
l’accès, les questions de copyright et la
description
physique peuvent être ajoutées, et des
reçus et
listes peuvent être imprimés. Les
étapes du
processus de traitement des documents inscrits peuvent
également
être introduites.
Lorsque les documents sont prêts à être
catalogués, les informations introduites au
préalable
peuvent être transférées.
L’enregistrement et
l’association d’inscriptions
supplémentaires ou
d’accroissements est également
géré.
Différents niveaux de recherche
Les trois modes de recherche vous garantissent de retrouver toute
information encodée dans votre catalogue. L'Assistant de
recherche vous offre la possibilité d’une
recherche simple
et rapide sur un grand nombre d'index. La recherche par formulaire vous
permet de combiner directement plusieurs critères. Et pour
des
recherches plus complexes, utilisez le Système Expert.
Sécurité de vos données
Avec Adlib vous pouvez sécuriser
l’accès à
vos données sensibles à différents
niveaux en
créant des rôles ayant chacun leurs
caractéristiques d’accès propres. En
outre, Adlib
offre un système de sauvegarde automatique de vos
données, vous permettant de les
récupérer
facilement après un crash.
Logiciel ouvert
Adlib est un logiciel ouvert qui se base sur les standards
informatiques (XML) et de description de l’information
(ISBD).
Ceci le rend particulièrement apte à
échanger des
données avec d’autres logiciels car vos
données
doivent pouvoir avoir une vie en dehors d’Adlib. C'est
pourquoi
vous pouvez les exporter dans différents formats standards
tels
que le XML, et importer des données d’autres
systèmes vers votre application Adlib.
Imprimer
L'Assistant d'impression dans Adlib Archive offre différents
formats d'impression prédéfinis tel des listes
hiérarchisées ou des listes de localisations. Les
données Adlib peuvent également être
exportées dans des modèles de documents Word,
permettant
de créer une mise en page complète. De plus,
l'Assistant
d'impression vous permet de créer des rapports à
la
volée en quelques clics de souris.
Vos archives sur internet
Le module optionnel Adlib Internet Serveur offre la
possibilité
d’interroger n’importe quelle base de
données Adlib
depuis un navigateur web sur internet ou sur un intranet. La
compatibilité avec Open Archives Initiative (OAI) est
incluse.
Consultez la fiche de l’Internet Server pour plus
d’informations.
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